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新手如何做人事考勤(手把手教你制作公司常用考勤表模板)

考勤表是办公中经常用到的表格,不管是小公司还是大企业,只要有员工,基本均会涉及考勤。而考勤表则记录了员工每个月的考勤情况,既是员工每天上班的凭证,也是员工领取工资的凭证。

考勤表基本上每个月都需要制作,为了减少考勤表制作工序,提高工作效率,很多企业或个人都会先制作考勤表模板,然后每月根据考勤表模板填写相关的考勤表数据即可。

既然考勤表模板这么重要,那么,一个规范、深得领导喜爱的考勤表模板,应该具备哪些特点呢?

  1. 表头日期和星期根据年份、月份的变化自动更新。
  2. 周六、周日会自动突出显示,更好地区分上班日和周末节假日。
  3. 所有单元格里面收集的数据都可以通过下拉菜单填充。

1.随着年、月变化,自动更新日期、星期

在Excel表格中搭建好考勤表框架,然后在表头部分设置年份和月份的可选择区域,通过公式自动创建不同年份、月份的考勤表,具体操作步骤如下。

Step 01 根据考勤表内容搭建好考勤表框架,如下图所示。

新手如何做人事考勤(手把手教你制作公司常用考勤表模板)-1

Step 02 输入辅助数据。在当前工作表中估计不会用到的空白区域中输入多个年份(本例中输入年份为2015~2025)及月份数据作为辅助列,方便后面调用,如下图所示。

新手如何做人事考勤(手把手教你制作公司常用考勤表模板)-2

Step 03 设置年份序列。选择C1单元格,单击【数据】选项卡【数据工具】组中的【数据验证】按钮,打开【数据验证】对话框,在【设置】选项卡的【允许】下拉列表中选择【序列】选项,在【来源】参数框中通过引用设置该单元格数据允许输入的序列,这里引用表格中输入年份的单元格区域,单击【确定】按钮,如下图所示。

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Step 04 设置月份序列。选择E1单元格,打开【数据验证】对话框,在【设置】选项卡的【允许】下拉列表中选择【序列】选项,在【来源】参数框中通过引用设置该单元格数据允许输入的序列,这里引用表格中输入月份的单元格区域,单击【确定】按钮,如下图所示。

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Step 05 计算应出勤天数。选择P1单元格,输入公式【=NETWORKDAYS (DATE($C$1,$E$1,1),EOMONTH(DATE($C$1,$E$1,1),0))】,计算出所选月份应该出勤的总天数,如下图所示。

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本例中采用 NETWORKDAYS函数计算所选月份应该出勤的总天数时,用了DATE函数将C1、E1单元格和数字1转换为日期数据,作为统计工作日的开始日期;用EOMONTH函数让转换为日期的 DATE($C$1,$E$1,1)数据返回当月的最后一天,作为统计工作日的结束日期。

Step 06 计算得出表格标题。在C1和E1单元格中分别选择一个年份和月份,即可在P1单元格中查看到根据刚刚输入公式计算出的当月考勤天数。选择A2单元格,输入公式【=TEXT(DATE (C1,E1,1),”e年M月份考勤表”)】,即可在A2单元格中根据C1、E1单元格中选择的年份和月份自动显示当前工作表的名称,如下图所示。

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Step 07 计算日期序号。选择D4单元格,输入公式【=IF(MONTH(DATE ($C$1,$E$1,COLUMN(A1)))=$E$1,DATE ($C$1,$E$1,COLUMN(A1)),””)】,返回当前选择的年份和月份的第一天对应的日期序号,右击D4单元格,在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令,如下图所示。

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公式首先用DATE函数将C1、E1单元格和通过COLUMN(A1)提取的A1单元格的列号,转换为日期数据,然后用MONTH函数提取这个组合日期的月份数,让得到的结果与E1单元格的月份数进行比较,如果等于,就返回DATE($C$1,$E$1, COLUMN(A1)),否则返回空值。这样,后面通过复制公式,公式中的 COLUMN(A1) 就会自动进行相对位置的改变,从而实现依次返回指定月份的日期数。

Step 08 设置日期格式。打开【设置单元格格式】对话框,在【数字】选项卡的【分类】列表框中选择【自定义】选项,在【类型】文本框中输入【d】,单击【确定】按钮,如下图所示。

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Step 09 复制公式。即可让D4单元格中的日期数据仅显示为日。向右拖动填充控制柄,复制公式到E4:AH4单元格区域,返回当前选择的年份和月份的其他天对应的日期序号,如下图所示。

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Step 10 计算日期对应的星期。选择 D5单元格,输入与 D4 单元格中相同的公式【=IF(MONTH(DATE($C$1,$E$1, COLUMN(A1)))=$E$1,DATE($C$1,$E$1,COLUMN(A1)),””)】,按【Enter】键计算出结果,如下图所示。

新手如何做人事考勤(手把手教你制作公司常用考勤表模板)-10

Step 11 复制公式。将D5单元格中的数字格式自定义为“aaa”,即可让D5单元格中的日期数据仅显示为星期中的序号。向右拖动填充控制柄,复制公式到 E5:AH5 单元格区域,即可返回当前选择的年份和月份的其他天对应的星期序号,如下图所示。

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2.突出周六、周日

表格中每个月的记录数据密密麻麻,不便查看,加上该公司的星期六和星期日都不上班,所以可以对表格中的星期六和星期日数据突出显示,以区分出不同星期的数据。

Step 01 选择菜单命令。选择 D4:AH5单元格区域,单击【开始选项卡】【样式】组中的【条件格式】按钮,在弹出的下拉菜单中选择【新建规则】命令,如下图所示。

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Step 02 设置条件格式。打开【新建格式规则】对话框,在【选择规则类型】列表框中选择【使用公式确定要设置格式的单元格】选项,在【为符合此公式的值设置格式】参数框中输入公式【=WEEKDAY(D4,2)=6】,单击【格式】按钮,如下图所示。

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Step 03 设置单元格填充效果。打开【设置单元格格式】对话框,选择【字体】选项卡,在【字形】列表框中选择【加粗】选项,在【颜色】下拉列表中选择【白色】选项,再选择【填充】选项卡,在列表框中选择需要填充的绿色,单击【确定】按钮,如下图所示。

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Step 04 突出显示周末。返回【新建格式规则】对话框,单击【确定】按钮,返回工作表,即可看到已经为所选区域中的星期六数据设置了绿色填充色。使用相同的方法突出显示星期天。为保证表格中的自动数据无误,可以重新设置 C1、E1 单元格中的年份和月份,并验证指定年月应出勤天数、表格标题、当月所有日期及对应的星期数是否出错,如下图所示。

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3.规范考勤数据

考勤数据有多种表达形式,为规范输入的考勤数据,本例中假定一些规则,并通过设置考勤数据区的数据有效性使考勤表的制作更加便利。同时设置了冻结窗格,方便后期填写和查阅数据明细,最后将作为辅助列的数据进行隐藏,让整个表格更加规范。

设置规范的考勤数据,具体操作步骤如下。

Step 01 设置数据验证。重命名工作表名称为【考勤表模板】,为表格区域添加相应的边框,选择D6:AH50单元格区域,打开【数据验证】对话框,A在【设置】选项卡的【允许】下拉列表中选择【序列】选项,在【来源】参数框中输入【√,事,病,差,年,婚,迟1,迟2,迟3,旷】,单击【确定】按钮,如下图所示。

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本例假定全勤用【√】作为标记,事假用【事】作为标记,病假用【病】作为标记,出差用【差】作为标记,年假用【年】作为标记,婚假用【婚】作为标记,迟到 10 分钟以内用【迟 1】作为标记,迟到半小时以内用【迟 2】作为标记,迟到 1 小时以内用【迟 3】作为标记,旷工用【旷】作为标记。这个考勤符号可以根据公司要求进行设置。

Step 02 冻结表格行和列。考勤表中的数据很多,为便于查看,可以将有用信息固定在窗口中。当窗口大小不变时,让不必要的细节数据可以随着拖动滚动条来选择显示的部分。本例需要固定表格的上面 5 行和左侧 3 列数据,选择 D6 单元格,单击【视图】选项卡【窗口】组中的【冻结窗格】按钮 ,在弹出的下拉列表中选择【冻结窗格】选项,即可冻结所选单元格前面的多行和多列,完成考勤表模板的制作,如下图所示。

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